Privacy-verklaring

De Voedselbank Katwijk hecht waarde aan privacy en bescherming van persoonsgegevens. In het bijgaand document vindt u informatie hoe we dit vormgeven om hiermee te voldoen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

Hieronder vindt u een samenvatting van de voornaamste updates:

  • We hebben ons Privacy beleid een nieuwe structuur gegeven zodat het beter leesbaar en te begrijpen is.
  • We leggen uit waarvoor we gegevens verwerken en waarom
  • We lichten toe welke rechten er zijn ten aanzien van de door ons gebruikte persoonsgegevens.
Download Privacy Verklaring

BELEID INZAKE BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS

Algemeen
Binnen de Stichting Voedselbank Katwijk (VBK) worden binnen drie kernprocessen persoonsgegevens gebruikt:

  • Inkomensnorm Halfjaarlijks wordt conform het beleid van de landelijke vereniging getoetst of een klant voldoet aan de inkomensnorm
  • Basisadministratie Wekelijks wordt vanuit de basisadministratie een voedseluitgiftelijst per huishouden samengesteld.
  • Voedsel verwerven en uitgeven Contactgegevens van vrijwilligers, donateurs en leveranciers die het wekelijkse proces van voedsel verwerven en voedsel uitgeven mogelijk maken

Klantgegevens
De aanvraag voor een voedselpakket bij de Voedselbank Katwijk wordt verzorgd door een medewerker van het Project Broodnodig van Stichting Kwadraad (Algemeen Maatschappelijk Werk). Conform de landelijk gehanteerde norm wordt hiervoor de persoonlijke financiële situatie van (potentiele) klanten doorgelicht en getoetst. Daarbij wordt met toestemming van de klant een dossier aangelegd met contactgegevens, gezinssamenstelling, geboortedata van gezinsleden en financiële situatie. Indien de aanvraag wordt goedgekeurd vindt vervolgens halfjaarlijks opnieuw de inkomenstoets plaats. Deze wordt uitgevoerd door enkele specifiek daartoe aangestelde vrijwilligers. De fysieke dossiers worden centraal beheerd en worden niet via internet gedeeld. Twaalf maanden nadat een klant is vertrokken wordt het klantdossier vernietigd. De leden van het (her)intake team worden geacht een bewerkersovereenkomst te tekenen.

Basisadministratie en voedseluitgiftelijst
Elke week mailen de teams van (her)intake en voedseluitgifte bevindingen naar de administrateur die deze mutaties verwerkt in de basisadministratie. Het gaat daarbij om NAW, gezinssamenstelling, geboortedata, eventuele allergieën, contactinformatie en voorkeuren/wensen voor voedseluitgifte en overige klantfaciliteiten. Vanuit de basisadministratie wordt de weeklijst samengesteld die aan de teams van (her)intake en voedseluitgifte wordt gemaild. De basisadministratie is uitsluitend beschikbaar voor secretaris van het bestuur, coördinator en de administrateur. Om analyses mogelijk te maken beslaat de bewaartermijn het lopende jaar plus het voorgaande kalenderjaar.

Overige persoonsgegevens

  • Afgezien van de namen en emailadressen van het bestuur bevat de website van de VBK geen contactinformatie en geen foto’s van klanten. Foto’s van een sponsoractie worden op verzoek en met toestemming van de sponsor geplaatst.
  • Intern worden door onze coördinator en administrateur lijsten gehanteerd met contactgegevens van leveranciers, donateurs en van onze vrijwilligers. Binnen ons gebouw worden deze gegevens niet zichtbaar bewaard of getoond op prikborden. Indien een email wordt verzonden naar meerdere vrijwilligers dan gebeurd dit via de BCC optie of via een verzameladres.
  • Klantkratten zijn anoniem genummerd zodat bezoekers die een rondleiding krijgen in ons gebouw niet kunnen zien wie er klant is bij de VBK.

Rechten van belanghebbenden
Belanghebbenden hebben conform de AVG recht op inzage en recht op correctie en verwijdering. Indien een klant om verwijdering van de bij (her)intake vastgelegde gegevens vraagt dan is de consequentie dat betrokkene niet langer klant kan zijn.

Slotbepalingen
In verband met de bescherming van persoonsgegevens kunnen klanten geen vrijwilliger zijn bij de voedselbank.

Het toezicht op de naleving van het beleid m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens berust bij de secretaris van het bestuur van de Stichting VBK. Deze functionaris documenteert eventuele datalekken in een register en geeft uitvoering aan de meldplicht datalekken.

Rijnsburg, 22 mei 2018