Begin 2023 hebben we “voedselbank.nu” herontdekt. Dit klantadministratiesysteem wordt inmiddels door 115 van de 171 voedselbanken gebruikt. Er zijn geen kosten verbonden aan het gebruik van dit systeem. Begin februari werd een presentatie gegeven door een vrijwilliger van Voedselbanken Nederland. Het systeem blijkt volledig te voldoen aan onze behoeften. Bovendien is het aanzienlijk minder foutgevoelig dan de wijze waarop we tot op heden nog werken.
Doelstellingen
Medio februari is een interne projectgroep gestart om de klantadministratie opnieuw in te richten. Het project heeft drie doelstellingen:
- Beschrijving van de administratieve processen (met name wie doet wat)
- Ingebruikname van voedselbank.nu
- Omzetten van ons huidige archief naar Office 365 waardoor we voldoen aan de privacy regels (AVG).
Intake
Voor klanten die zich bij ons aanmelden wordt de eerste intake gedaan door “Broodnodig” (tegenwoordig onderdeel van het wijkteam van de Gemeente Katwijk). Dit gebeurt op basis van een financiële toets. De halfjaarlijkse her-intakes worden uitgevoerd door onze eigen mensen. Ons her-intake team bestaat momenteel uit vijf vrijwilligers: Sam, Allaart, Marly, Ingeborg en Alt. Op basis van ruim tweehonderd huishoudens en tien werkbare maanden moeten zo’n veertig her-intakes per maand worden uitgevoerd. Aan onze klanten wordt voor iedere her-intake gevraagd om de bankafschriften van de afgelopen drie maanden te overleggen.
Office 365
Yvonne gaat zich in de nieuwe situatie bezighouden met de administratie. Deze wordt ondergebracht in Office 365 waarin meerdere vrijwilligers op een veilige wijze onderling kunnen samenwerken. In de nabije toekomst zullen ook onze kleinere (soms nog papieren) archieven in Office 365 worden ondergebracht. Dit maakt overdracht van werkzaamheden tussen gaande en komende vrijwilligers veel beter beheersbaar.
